Für Agenturen, Kanzleien und Praxen
Büroumzug in Berlin
Schreibtische, Rollcontainer, Aktenschränke und Technik: Wir bauen Ihre Büroetage ab, transportieren sie und stellen sie am neuen Standort nach Raumplan wieder auf. Auf Wunsch komplett außerhalb der Arbeitszeit.
- Umzugsboxen je Arbeitsplatz, eine Woche vorher geliefert
- Nummerierung von Platz und Zielraum, damit nichts sucht
- Aufbau von Tischen, Containern, Regalen und Trennwänden
- Entsorgung des Altmobiliars im selben Auftrag
Beratung und Besichtigung kosten nichts. Sie erhalten einen Festpreis, bevor Sie zusagen.
Die Vorbereitung entscheidet über den Umzugstag
Bei Büroumzügen ist der Transport der einfachste Teil. Aufwendig wird es, wenn am Umzugstag noch Regale geräumt, Akten sortiert und Kabel entwirrt werden müssen. Deshalb bekommen Ihre Mitarbeitenden von uns Boxen und eine klare Anleitung: Persönliche Ablage, Bildschirm und Kleinkram wandern in die Box, alles Übrige bleibt stehen. Ab dort übernehmen wir.
Parallel entsteht der Raumplan für den neuen Standort. Jeder Raum bekommt eine Nummer, jeder Arbeitsplatz eine Zuordnung. Am Umzugstag muss dann niemand aus Ihrem Haus danebenstehen und dirigieren, das Team liest die Nummern und stellt entsprechend ab.
Technik, Akten und Sonderfälle
- Monitore und Rechner werden pro Arbeitsplatz gebündelt und beschriftet transportiert
- Aktenschränke fahren geleert, der Inhalt kommt in verschließbare Behälter
- Serverschränke und aktive Netzwerktechnik nur in Abstimmung mit Ihrer IT
- Tresore, Plotter und Kopierer laufen als Schwertransport
- Pflanzen, Bilder und Empfangsmöbel packen wir zum Schluss, damit sie oben liegen
Wann sich ein Termin außerhalb der Arbeitszeit lohnt
Sobald mehr als zehn Arbeitsplätze betroffen sind, ist ein Umzug am Freitagnachmittag mit Samstag als Aufbautag fast immer die günstigere Variante. Sie verlieren keinen Arbeitstag, das Team kann im leeren Gebäude zügig arbeiten und Aufzüge stehen zur Verfügung. Für Samstage nehmen wir keinen Zuschlag.
Umfasst Ihr Vorhaben mehr als das Büro, also Lager, Werkstatt oder Produktion, finden Sie das Passende beim Firmenumzug.
Womit Sie ungefähr rechnen müssen
Ein Beispiel als Größenordnung, nicht als Zusage: 20 Arbeitsplätze aus der zweiten Etage mit Aufzug in eine Etage mit Aufzug. Eingesetzt werden ein Team mit vier Leuten und 7,5-Tonner zu 99 Euro je Stunde sowie ein zweites mit zwei Leuten und 3,5-Tonner zu 56 Euro je Stunde, zusammen 155 Euro je Stunde. Bei neun Stunden ergibt das rund 1.400 Euro. Dazu kommen die Halteverbotszonen an beiden Adressen mit 165 Euro und die Leihgebühr für die Umzugsbehälter.
Zwei Dinge verschieben diese Rechnung am deutlichsten: eine Etage ohne Aufzug und Arbeitsplätze, die am Umzugstag noch nicht geräumt sind. Beides kostet Stunden, nicht Minuten. Wenn Ihr Vorhaben mehr als 30 Arbeitsplätze umfasst, kalkulieren wir nicht mehr nach Stunden, sondern legen nach der Besichtigung einen Festpreis vor, in dem alle Positionen einzeln ausgewiesen sind.
Was nicht im Auftrag steckt
- Ab- und Anmeldung von Internet- und Telefonanschlüssen, das läuft direkt über Ihren Anbieter
- Konfiguration von Servern, Netzwerk und Telefonanlage am neuen Standort
- Elektro- und Datenverkabelung in Wänden oder Doppelboden, dafür braucht es einen Fachbetrieb
- Malerarbeiten und der Rückbau von Einbauten, die der Mietvertrag verlangt
- Umzugsplanung als eigenständige Beratungsleistung ohne anschließende Durchführung
Zeitplan für einen Büroumzug
Der Umzugstag selbst ist der kürzeste Teil. Diese Fristen entscheiden darüber, ob am Montag gearbeitet werden kann.
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3 Monate
Internet- und Telefonanschluss am neuen Standort bestellen
Geschäftsanschlüsse haben je nach Gebäude sechs bis zehn Wochen Vorlauf. Ohne Leitung nützt der beste Umzugsplan nichts, deshalb steht dieser Punkt ganz vorn.
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8 Wochen
Stellplan zeichnen und Möbelbedarf klären
Erst wenn feststeht, welcher Tisch in welchen Raum kommt, lässt sich sagen, was mitkommt, was neu beschafft und was entsorgt wird.
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4 Wochen
Termin festlegen und Aufzüge reservieren
In Bürohäusern muss der Lastenaufzug angemeldet werden, oft ist er nur außerhalb der Kernzeit für Umzüge freigegeben. Die Hausverwaltung braucht dafür Vorlauf.
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1 Woche
Behälter verteilen, Packanleitung an alle
Ein DIN-A4-Blatt je Platz reicht: was in die Box gehört, wie beschriftet wird und bis wann gepackt sein muss. Ohne Frist bleibt es beim Vorsatz.
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1 Werktag
Rechner herunterfahren, Kabel bündeln, Schränke leeren
Wir übernehmen ab dem Zeitpunkt, an dem die Flächen frei sind. Alles, was am Umzugsmorgen noch bearbeitet wird, verschiebt den gesamten Ablauf nach hinten.
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Nach dem Umzug
Restarbeiten und Rückgabe der Behälter
Wir holen die Boxen nach etwa einer Woche wieder ab. In derselben Fahrt nehmen wir mit, was sich beim Auspacken als überflüssig herausgestellt hat.
Checkliste für das Umzugsteam im Haus
Diese Punkte lassen sich nicht an uns delegieren. Wer sie abarbeitet, spart am Umzugstag mehrere Stunden Teamzeit.
6 Wochen vorher
- Eine verantwortliche Person benennen, die am Umzugstag entscheiden darf
- Räume am neuen Standort durchnummerieren und den Plan aushängen
- Inventar erfassen: Tische, Container, Schränke, Bildschirme, Drucker
- Festlegen, welche Möbel ersetzt und welche entsorgt werden
- Zugangsberechtigungen, Schlüssel und Alarmanlage für beide Adressen klären
2 Wochen vorher
- Adressänderung an Kunden, Lieferanten, Bank und Registerstellen melden
- Nachsendeauftrag für die Geschäftspost einrichten
- Beschriftung der Behälter mit Name und Zielraumnummer vorbereiten
- Archiv sichten und trennen, was mitkommt und was vernichtet wird
- Kaffeeküche, Erste-Hilfe-Material und Pflanzen einer Person zuordnen
Am Umzugswochenende
- Ansprechpartner an beiden Adressen erreichbar halten
- Zählerstände ablesen und für die Übergabe fotografieren
- Nach dem Aufbau je Raum gegen den Stellplan prüfen
- Netzwerk und Telefonie vor Montagfrüh testen, nicht erst am Montag
- Restmüll und Verpackungen für die Abholung an einer Stelle sammeln
Begriffe aus dem Büroumzugsangebot
Fünf Wörter, die in Angeboten und Gebäudeunterlagen auftauchen und über die Planung entscheiden.
- Stellplan
- Der maßstäbliche Grundriss des neuen Standorts, in dem jeder Tisch, Schrank und Container seinen Platz und eine Nummer hat. Er ersetzt am Umzugstag jede mündliche Absprache.
- Patchfeld
- Das Verteilfeld im Netzwerkschrank, an dem die Datendosen der Arbeitsplätze auflaufen. Wir bauen den Schrank ab und wieder auf, das Auflegen und Durchmessen der Ports gehört zur IT.
- Doppelboden
- Ein aufgeständerter Boden, unter dem Strom- und Datenleitungen verlaufen. Platten dürfen nur mit Saugheber geöffnet werden, und die Punktlast begrenzt, wie schwer ein Schrank sein darf.
- Rollbehälter
- Stapelbare Kunststoffbox mit Deckel und Rollen, das Standardgefäß im Büroumzug. Sie fasst etwa 60 Liter, ersetzt drei bis vier Kartons und wird nach dem Umzug wieder eingesammelt.
- Rückbauverpflichtung
- Die im Gewerbemietvertrag festgehaltene Pflicht, eingebrachte Einbauten zu entfernen und den Ursprungszustand herzustellen. Sie betrifft Trennwände, Bodenbeläge und Deckenanschlüsse und wird bei der Terminplanung oft übersehen.
Fragen zum Büroumzug
Wie lange dauert ein Büroumzug mit 20 Arbeitsplätzen?
Mit einem Team aus sechs Leuten und zwei Fahrzeugen ist das ein Tag, wenn die Mitarbeitenden ihre Schreibtische vorher selbst geräumt haben. Ohne diese Vorbereitung wird es anderthalb bis zwei Tage, weil das Packen von Einzelplätzen erfahrungsgemäß am längsten dauert.
Stellen Sie Umzugsbehälter für die Mitarbeitenden bereit?
Ja, stapelbare Kunststoffboxen mit Deckel, eine bis zwei pro Arbeitsplatz. Wir liefern sie eine Woche vorher an, jede Box bekommt einen Aufkleber mit Name und Zielraum. Nach dem Umzug holen wir sie wieder ab, das spart Ihnen Kartonentsorgung.
Können Sie die alten Möbel entsorgen?
Ja. Was nicht mit umzieht, nehmen wir direkt mit. Brauchbare Büromöbel geben wir nach Möglichkeit an Verwerter ab, der Rest wird getrennt entsorgt. Das erspart Ihnen einen zweiten Termin und die Frage, wer den Sperrmüll bestellt.
Bauen Sie auch die Schreibtische wieder auf?
Ja, Tische, Rollcontainer, Regale und Trennwände bauen wir am neuen Standort nach Ihrem Raumplan auf. Höhenverstellbare Tische behandeln wir gesondert, dort ist die Elektrik empfindlich und die Platte muss beim Transport separat laufen.
Büroumzug kalkulieren lassen
Nennen Sie uns Anzahl der Arbeitsplätze, Etage und Wunschtermin. Wir besichtigen beide Standorte und legen einen Ablaufplan mit Festpreis vor.